仕事の生産性を高めるために利用したいITツール活用術を紹介
仕事を行う上で、効率よく仕事を行い生産性を高めることへの重要性が叫ばれています。アベノミクスによる「働き方改革」により効率よく仕事を行い生産性を高めることで個々の企業の業績を高めることで、日本全体の経済力アップにつなげます。
日本の企業では、工場などの生産現場では生産性を意識した働き方が定着していましたが、オフィスワークなどでは生産性を高めるといった意識はあまり高い状況であるとは言えないのも現状です。
今回は、効率的に業務を進めるたに労働者ひとりひとりが意識すべきことに加え、さらに効率を高めることができるITツールを紹介します。
労働者ひとりひとりスキルアップが重要
コンピューターが普及したことで、業務の効率化は一段と高めるに期待できていましたが、効率化が進むどころか逆に残業が増えているなど効率的な働き方に結びついていないのが現状です。
労働者自身がコンピューターのスキルが不足しているなど根本的な問題が大きい側面も指摘されていることに加え、日本固有の慣習として、企業にとっては必要な時に人を大量に雇い、人員が過剰になったら人員削減を行うと行った人員調整がしづらいという側面もあります。
そのため、一時的に人手が不足しても現在雇っている従業員で仕事をカバーする必要があるなど一人あたりの業務量が増えてしまう問題があります。ただし、企業が容易に人員調整を行うと労働者側の不利益につながります。雇用形態で収入格差を是正するといったことや、雇用形態を問わず社会保障を充実させるといった見直しも求められそうです。
いずれにしても、労働者ひとりひとりがスキルアップを行い、効率的に業務を進めることができるように備えることに加え、労働者自身が主体となって自身が持ち合わせているスキルを提供し、様々な分野で活躍できることが求められそうです。
グループウェアを活用して事務処理やコミュニケーションの活発化
近年ではクラウド化というキーワードを頻繁に耳にしますが、インターネットが普及し1人で複数の端末やあらゆる場所で作業するニーズが高まったことから、サーバーベースで各種アプリケーションを利用するスタイルが増えています。
企業では、業務で使用する書類などのデータは、各種Officeソフトを利用していることが多いかと思いますが、従業員個々のコンピューターで分散して管理していると、共有や共同編集が難しくなる他、バージョンが混在してしまうなど、業務効率を下げる要因になります。また、営業など外出する頻度が高い場合、メールや書類の作成の為にわざわざオフィスに戻って作業をする必要があるなど、労働時間が増えてしまいます。
Googleのグループウェア「G Suite」
グループウェアを活用することで、各種Officeソフトをパッケージ版より安価に利用できることに加え、データをクラウド上で管理しているため、従業員同士で共有したり共同編集できる他、バージョン管理も可能です。また、外出先からでもネットワーク環境があれば、メールチェックや書類の作成や編集もできるなど、労働時間の短縮にもつながります。また、ご自身のスケジュールやタスクの管理に加え、これを他の従業員と共有や招待が可能になり、時間をしっかりと管理することで業務の効率化につながります。
グループウェアの代表的なサービスとしては、Microsoftの「Office365」やGoogleの「G Suite（旧Google App Works）」などが上げられます。Officeソフトなど各種アプリケーションの提供に加え、独自ドメインでのExchangeメール、クラウドストレージ、ビデオ会議機能など業務効率化やコミュニケーションを円滑にします。
ホームページ作成から請求書、決済管理をクラウド上で完結
企業が事業活動を行う上で、今では欠かせないものとして企業自身のホームページ（コーポレートサイト）を展開することです。近年ではコーポレートを保有していない企業は減ってきていますが、近年ではホームページが枯渇して時代とマッチしていないケースや、予算や人員、時間が足りず、ホームページの管理が追いついていないといった課題も増えており、ホームページの更新の有無でビジネスチャンスを逃してしまうなど機会損失につながることもあります。
ホームページ作成ツール「Wix」
そこで、ウェブブラウザのみでHTMLやCSSといった専門的な知識が不要で簡単なマウス操作のみでホームページ作成が短時間でできる「Wix」など、クラウド上ホームページ作成が完結できるツールを使うことで低コストで短時間でホームページの管理を行うのも有効です。
Wixは基本的には無料で利用できますが、月額416円から利用できるプレミアムプランを利用することで独自ドメインの取得や接続ができます。また、Wixで取得したドメインは、先程紹介したGoogleの「G suite」との紐付けも可能で、独自ドメインによるメールアドレスの作成に加え、各種グループウェアの機能が利用できます。
ホームページの作成に加え、オンラインで簡単に請求書が作成できるツールやクレジットカード決済機能など、事業活動に欠かせないビジネス向けのツールも充実しており、従来の様にExcelや紙ベースで管理する手間と時間の短縮につながります。
