ビジネスの生産性を高めるためにすべき4つのポイント

ビジネスを始めると、サラリーマン時代とは異なり、ご自身が経営者として働くことになりますのでより生産性の向上が問われることになります。

起業することに興味を持っている方、起業して間もない方、生産性の向上にお悩みの方に対して、今回は生産性を向上するためにやるべき4つのポイントをご紹介します。

 

整理・整頓・清潔・清掃の4Sを実施する

「4S」とは、製造業を中心に行われている啓発活動の一環で、必要なものと不要なものとの分別し「整理」すること、仕事で必要となる資料や道具類は常に場所を決めて保管し「整頓」すること、衣類や装備などに汚れや傷がない状態を保ち「清潔」にすること、仕事で生じたホコリやチリなどのゴミは片付ける「清掃」することの4つの要素を組み合わせた造語です。

これらの活動は、企業活動をおこなう上で直接利益に結びつくものではありませんが、常に整理ができていれば、物がたまることもなくなります。また、常に仕事で必要になる書類や道具を決まった場所に保管することで、物が溢れて保管場所が不明になるなど「物を探す時間」を削減することができるため、結果としてその時間を生産の時間に充てることで生産性を向上させるということです。
 

仕事と私生活のスペースを分ける

 

ビジネスを始める場合、多くの方は自宅ではじめるケースが多いと思いますが、自宅はテレビやDVDなど娯楽要素がある物が多いです。自宅で仕事をすると、これらの様々な誘惑が絡んでしまい、だらだらとしてしまい仕事が進まないことや後回しにしてしまうパターンに陥ってしまいます。
 

そのため、自宅で仕事をする場合は、私生活と仕事のスペースを分け、仕事のスペースには仕事に必要となる物以外は配置しないことが大切です。一方で、自宅が広くなく部屋数も多くない場合は、パーティションなどで簡単にスペースを区切るなどすることでも効果は十分にあります。
 

カレンダーやタスクツールなどでスケジュール管理を行うこと

 

スケジュール管理を行うことは、生産性と直接結びつく要素です。ビジネスを始めた当初は、売上が少なく利益も出ないケースも多く、行き当たりばったりで仕事をすることも多いと思いますが、ある程度売上が出ると、作業時間と作業量に応じていくらの収入に結びつくのか見えてきます。
 

ご自身が行う1回あたりの作業量対して収益が見えれば、それを週単位もしくは月単位で作業スケジュールを組むことで、週もしくは月にいくら稼げるのかが明確になります。おおよその収入に見合ったスケジュールを組むことで1日あたりの作業を決めることができ、月あたりの売上目標も明確に立てやすくなります。
 

ビジネスそのものに直結はしないが、付帯的な作業をタスクツールで管理することで、やり忘れ防止につながります。例えば、支払いや申し込みなどビジネスを実施する上で、あらかじめやるべき手続き類がそれに該当します。
 

スケジュールやタスク管理は、お使いのPCにインストールしているOutlookや、iPhoneなどのスマートフォンに標準で入っているカレンダーやリマインダーなどのアプリを利用するなどご自身が使いやすい方法で管理できます。一方で、複数人で作業をする場合などは、Office365やGoogle Apps for Workなどのグループウェアを利用すると、複数人でスケジュールやタスクなどを共有でき、コミュニケーションの活性化にもつながります。
 

電話やメールのやり取りに要する時間を削減する

 

ビジネスを始めて、軌道に乗ると電話やメールなどお問合わせが増えてくる傾向にあります。しかしながら、一つ一つのお問い合わせに対して丁寧に対応するのは良いことではありますが、少ない人数で多くのお問合わせに対応していては肝心な仕事が進みません。
 

作業時間を確保するためにも、お問い合わせに対応する時間は大幅に削減することが求められます。削減方法としては、自社のウェブサイトなどに、よくあるお問い合わせ内容と回答を記載しておくことです。ウェブサイトを見て顧客がお問い合わせを行っているのであれば、お問い合わせ専用のページに、Q&Aページのリンクを設け顧客を誘導させます。
 

Q&Aサイトの作成は、テキストで記載してもよいのですが、キーワード検索など顧客が迅速に疑問に思っている内容について調べられる機能があるとより利便性は向上します。そこで、クラウド型のホームページ作成ツールWixが提供しているプラグイン「Wix FAQ」を利用することで、ホームページ作成経験がない方でも豊富なレイアウトからご自身の好みにお応じた物を選ぶだけで、簡単に機能性が高いQ&Aサイトの作成が可能です。
 

キーワード検索の他、質問や回答をカテゴリー別に分けることも可能です。また、好みの応じてタイトルや文字色なども自由にカスタマイズができます。
 

合わせて、Wixではお問い合わせフォームのプラグインとして「Wixお問い合わせフォーム」が利用できます。電話番号やメールアドレスを公開していると、迷惑電話やメールなどが多くなります。そのため、ご自身のウェブサイトにお問い合わせフォームを設置し、顧客からの問い合わせや意見はテキストで集約します。
 

Wixのプラグインの利用は、基本的にWixでホームページを作成することが前提ではありますが、既にWix以外でウェブサイトを作成した場合でも、Q&Aやお問い合わせページをWixで作成してリンクさせると良いでしょう。